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Malas costumbres que están arruinando sus reuniones de trabajo

Oct. 7 / 2016

De acuerdo a un estudio realizado entre empleados de grandes organizaciones norteamericanas, el 47% de los encuestados señala las distracciones de sus compañeros de trabajo como el mayor obstáculo para tener reuniones productivas.

Paradójicamente, los culpables de causar estas distracciones suelen ser los aparatos que llevamos a las salas de juntas, en especial los teléfonos celulares, cuyo uso durante reuniones de trabajo es considerado una mala costumbre para los expertos en etiqueta laboral.

Es probable que usted se tome estas reuniones muy en serio, esforzándose por prestar atención, participando cuando sea pertinente hacerlo, y manteniendo su teléfono fuera de la mesa. Pero incluso aquellos con las mejores intenciones pueden caer en malos hábitos.

Para mantenerse en buena tónica con sus compañeros de trabajo y sacar algo valioso de cada reunión, Masha Ahluwalia, experta en creación de startups, recomienda tener presentes los siguientes consejos.

1. Haga contacto visual

La importancia de hacer contacto visual durante una reunión prácticamente se ha convertido en un cliché, pero es por una buena razón. Mirar a los ojos a quienes lo escuchan o a quien expone demuestra compromiso, interés y respeto. Podría parecer incómodo al principio, pero hay un montón de trucos fáciles para mantener contacto visual sin intimidar a su auditorio.

Asegúrese de que la forma en que todos están sentados es propicia para el contacto visual desde el primer momento: intente organizando a su grupo en un círculo o semicírculo para que todos puedan verse unos a otros sin adoptar posiciones incómodas. Incluso si alguien no está en el mismo espacio físico que usted, la importancia del contacto visual sigue siendo válida.

Para involucrar a aquellos que asisten a la reunión a través de una conexión por internet, ubique su cámara de manera que esté dentro de su línea de visión natural. De esta forma, aquellos que están conectados a distancia sentirán que también son parte de la reunión.

2. No utilice su computador portátil

El uso del portátil a menudo comienza con las mejores intenciones: tomar notas, ir a buscar la información pertinente en Google, y así sucesivamente. Pero es demasiado fácil pasar de la transcripción de la reunión a terminar buscando letras de sus canciones favoritas sin siquiera darse cuenta.

Por eso es recomendable que los portátiles sean evitados por completo. Hay muchas cosas que generalmente se hacen mejor a mano, por ejemplo tomar notas en un bloc de papel, o compartir datos de una hoja de cálculo que imprimió previamente. Pero si un computador es absolutamente indispensable, puede minimizar su uso. Al proyectar una presentación, por ejemplo, no lo haga desde la pequeña pantalla del portátil, sino mejor conectándolo a un televisor.

3. No asista a reuniones irrelevantes

Hay tres cosas seguramente ocurrirán en su vida: la muerte, pagar impuestos y ser invitado a reuniones innecesarias. Aunque es fácil simplemente hacer clic en “Aceptar” en una invitación para quedar bien con los organizadores, en realidad puede estar haciéndole más daño que bien a su equipo de trabajo. Cuando usted no participa en una reunión, dará la apariencia de estar desinteresado inevitablemente. Es mucho mejor quedarse en su escritorio y ser productivo, que ir a una reunión donde pondrá cara de aburrido.

Para evitar esto, asegúrese de saber previamente de qué se trata la reunión, ¿por qué el organizador quiere que usted esté allí?, ¿es necesario preparar alguna información con antelación?, ¿cuál es el propósito del encuentro? Tener este contexto hará que sea más fácil para usted decidir si la reunión realmente se beneficiará con su presencia, o si su tiempo estaría mejor invertido en otros lugares.

No dude en hablar previamente con el organizador de la reunión. Si le parece que su presencia no es necesaria, cortésmente explíquele su decisión. Si lo hace con tacto, quien convocó a la reunión seguramente apreciará su honestidad.

Admitámoslo, nadie puede permanecer atento el 100% del tiempo de una reunión, y esto va a ser evidente de vez en cuando. Pero si alguna vez se encuentra en una reunión sin tener la menor idea de por qué estaba allí, vale la pena introducir algunos ajustes en la cultura laboral de su organización.

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