Gestión de proyectos para organizaciones sociales: guía paso a paso para planear, ejecutar y generar impacto

¿Qué significa realmente gestionar un proyecto social?

La gestión de proyectos es un proceso de planificación, orientación y control de todas las acciones que se realizan dentro de un proyecto; se aplica con el fin de alcanzar un objetivo claro dentro de un plazo de tiempo establecido. En el contexto social, va más allá de la administración de recursos: es el motor que impulsa el cambio, optimiza esfuerzos limitados y maximiza el impacto en las comunidades.

Pero, ¿cómo ir de de las ideas con impacto a la gestión de proyectos de manera eficiente y sostenible? Entendiendo que la gestión de proyectos no es solo una serie de pasos administrativos sino el motor que en las organizaciones hace posible el cambio social, una buena gestión de proyectos es clave para superar obstáculos, optimizar los recursos limitados y aumentar el impacto en la sociedad. La gestión de proyectos sociales difiere sutilmente de su contraparte en el sector privado. Si bien ambas comparten principios de planificación, ejecución y control, el enfoque en el ámbito social se centra en la generación de valor social, más que en la maximización de las ganancias económicas. 

Una planificación estratégica sólida sienta las bases para una gestión de proyectos exitosa. Implica definir claramente la misión, la visión y los valores de la organización, así como identificar las problemáticas sociales que se buscan abordar. En el entorno de las organizaciones sociales, donde los presupuestos suelen ser ajustados y la dependencia de la financiación externa es común, la eficiencia en el uso del tiempo, el dinero y el talento humano es primordial. Una gestión rigurosa permite identificar y mitigar los riesgos, evitar la duplicidad de esfuerzos y asegurar que cada recurso se invierta de la manera más estratégica posible para alcanzar los resultados deseados.

Además, una buena gestión de proyectos fomenta la transparencia y fortalece la rendición de cuentas. Al establecer objetivos claros, definir indicadores de progreso y realizar un seguimiento sistemático de las actividades, las organizaciones sociales pueden comunicar de manera efectiva su trabajo a los financiadores, voluntarios y, lo más importante, a las comunidades a las que sirven. Esta transparencia genera relaciones de confianza y fortalece la credibilidad, elementos esenciales para asegurar el apoyo continuo a las iniciativas sociales.

Finalmente, en el contexto del desarrollo territorial y comunitario, una gestión de proyectos bien implementada se alinea directamente con la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Los cuales abordan los desafíos globales más apremiantes, desde la erradicación de la pobreza hasta la promoción de la igualdad de género y la acción por el clima. Los proyectos sociales gestionados eficazmente contribuyen directamente a la consecución de estos objetivos, impulsando un futuro más equitativo y sostenible para todos.

Herramientas para planear: Metodología del marco lógico y los 8 pasos de Bardach

En la planificación estratégica para proyectos sociales, existen dos metodologías que pueden ser muy útiles: la Metodología del marco lógico (MML) y los 8 pasos de Bardach. La Metodología del marco lógico (MML), es ideal para la planificación basada en resultados. Su enfoque sistemático se despliega a través de 6 pasos esenciales que permiten a los equipos definir con claridad los objetivos, los resultados esperados, las actividades necesarias y los indicadores para medir el progreso. Los 6 son:

1. Identificación de problemas, que implica un análisis profundo de la problemática social que el proyecto busca abordar, identificando sus causas subyacentes y sus efectos en la población objetivo.
2. Análisis de los actores involucrados, requiere la identificación de todas las partes interesadas y la comprensión de sus roles, intereses e influencias. Este análisis sienta las bases para una estrategia de involucramiento efectiva. 
3. Definición de objetivos claros, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART).
4. Identificación de resultados específicos que se esperan lograr a partir de los objetivos.
5. Definición de actividades concretas necesarias para alcanzar los resultados.
6. Identificación de indicadores que permitan medir el progreso, el logro de los objetivos y los resultados del proyecto. 

Por otro lado, tenemos los 8 Pasos de Bardach, perfectos para el análisis de problemas sociales y la toma de decisiones informadas. Esta metodología se centra en el análisis de problemas de política pública y, por extensión, puede guiar a las organizaciones sociales en los siguientes pasos:

1. Definición del problema social (definir el problema).
2. Recopilación de información relevante (reunir evidencia).
3. Generación de posibles cursos de acción (construir alternativas).
4. Establecimiento de criterios para evaluar estas alternativas (seleccionar criterios).
5. Anticipación de los posibles resultados de cada alternativa (proyectar resultados).
6. Consideración de las ventajas y desventajas de cada opción (confrontar costos y beneficios).
7. Toma de una decisión informada (decidir).
8. Comunicación clara de esta decisión y sus fundamentos (comunicar los resultados).

Si bien la MML ofrece una estructura más lineal y centrada en la planificación de proyectos desde cero, los 8 Pasos de Bardach pueden ser particularmente útiles en las etapas iniciales de análisis del problema y diseño de soluciones. Ambas metodologías se complementan al enfatizar la importancia de una comprensión profunda del contexto, la participación de las partes interesadas y la definición clara de objetivos y resultados medibles. 

De la idea a la acción: Pasos clave para una formulación exitosa

La formulación de un proyecto social robusto es un proceso meticuloso que transforma una visión de cambio en un plan de acción concreto. Sobre este proceso la CEPAL ha desarrollado manuales para la Formulación, evaluación y monitoreo de proyectos sociales. No obstante, acá le compartimos una serie de pasos clave que aseguran que el proyecto esté bien fundamentado, sea viable y tenga el potencial de generar un impacto significativo:

1. Identificación del problema. Este primer paso no se trata simplemente de reconocer una necesidad, sino de llevar a cabo un análisis riguroso para definir el problema real, evitando confundirlo con sus síntomas o posibles soluciones. La utilización de herramientas como el árbol de problemas permite desglosar la problemática central, identificando sus causas y efectos en la población afectada. En este paso es crucial recurrir a fuentes de información confiables. Un problema bien definido debe ser relevante para la comunidad, estar claramente delimitado en su alcance, enfocarse en la población afectada y ser considerado urgente.
2. Formulación de soluciones: Este proceso debe ser participativo, involucrando a la comunidad a través de metodologías como la investigación-acción participativa (IAP). Es valioso comparar las soluciones internas que la organización puede proponer con las experiencias externas de otras organizaciones que han abordado problemas similares, aprendiendo de sus éxitos y fracasos. El objetivo es definir una estrategia colectiva y viable que responda de manera integral al problema identificado.
3. Construcción técnica del proyecto: Aquí, la visión se traduce en un plan operativo detallado. Esto implica la definición de objetivos generales y específicos que guíen la intervención y permitan medir su éxito. Se deben planificar las actividades concretas que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos, estableciendo un cronograma realista que defina los plazos para cada actividad. La gestión de recursos es crucial en esta etapa: con qué se cuenta en materia de recursos humanos, financieros y materiales, así como la elaboración de un presupuesto detallado que contemple todos los costos asociados al proyecto. Un elemento fundamental en la construcción técnica es la definición de indicadores de impacto y transformación social. Estos indicadores permitirán medir los cambios generados por el proyecto a nivel individual, comunitario y social, y deben ser considerados desde la fase de formulación para asegurar que el proyecto esté diseñado para generar el impacto deseado. 

Monitoreo, evaluación y alianzas: claves para el impacto sostenible

Un proyecto no termina con su ejecución, un proyecto es un proceso dinámico que requiere un seguimiento constante para asegurar su éxito y sostenibilidad a largo plazo; además, necesita la construcción de alianzas estratégicas para ampliar el alcance de las intervenciones.

Monitoreo y el seguimiento 

Son esenciales para observar el progreso del proyecto en relación con sus objetivos y cronograma. Establecer indicadores claros y medibles desde la fase de planificación permite recopilar datos de manera sistemática y realizar ajustes oportunos para asegurar el logro de los resultados esperados. El monitoreo no solo se centra en el cumplimiento de las actividades, sino también en la calidad de la implementación y la respuesta a las necesidades de los beneficiarios.

Evaluación del impacto: 

Más allá del seguimiento, la evaluación busca determinar el impacto real del proyecto en la población objetivo. Existen diversos métodos de evaluación: 

• La evaluación de impacto, que mide los cambios a largo plazo provocados por el proyecto
• La evaluación participativa, que involucra a las partes interesadas en el proceso de evaluación
• La evaluación de procesos, que analiza la implementación del proyecto
• La evaluación de sostenibilidad, que examina la capacidad del proyecto para generar beneficios a largo plazo. 

La elección del método de evaluación dependerá de los objetivos específicos del proyecto y los recursos disponibles. Es fundamental comunicar los resultados de la evaluación a los públicos de interés de la organización para fomentar el aprendizaje y mejorar futuras intervenciones.

Construcción de alianzas estratégicas 

Este punto es clave para la sostenibilidad y el escalamiento del impacto de los proyectos sociales. El relacionamiento estratégico permite a las organizaciones sociales obtener recursos adicionales (financieros, técnicos, humanos), asegurar el compromiso de otras partes interesadas (otras organizaciones, empresas, entidades gubernamentales) y ampliar el alcance de sus intervenciones. El trabajo en red fortalece el tejido social y permite abordar problemas complejos de manera más integral. Además, es crucial que las organizaciones sociales reconozcan y movilicen sus capacidades internas, aprovechando el talento, el conocimiento y la infraestructura disponibles para fortalecer sus proyectos.

El aporte de Aflora: fortaleciendo la gestión en el sector social

En la Fundación Bolívar Davivienda creemos que una buena gestión de proyectos es fundamental para que las organizaciones sociales puedan llevar su propósito más lejos, maximizando su impacto en las comunidades a las que sirven. Por eso, desde el programa Aflora, acompañamos de manera integral las necesidades de cientos de organizaciones que acompañamos en Colombia en el fortalecimiento de sus capacidades técnicas, administrativas y humanas para gestionar proyectos con impacto.

Si su organización social quiere aprender más sobre temas estratégicos como teoría del cambio, gestión de proyectos, modelo de negocio, marketing social, entre otros, visite :👉 www.fundacionbolivardavivienda.org/aflora.